Comparaître devant le Conseil

Comment demander une délégation

Photo dans la salle du Conseil de cinq chaises ainsi que du drapeau de l'Ontario, drapeau du Canada et du drapeau franco-ontarien

Préparer la demande

Toute personne ou toute organisation souhaitant comparaître devant le Conseil des Comtés unis de Prescott et Russell (les « CUPR ») doit en faire la demande, par écrit, auprès de la secrétaire.

La demande doit inclure :

  • le formulaire de demande dûment rempli ; et
  • toute autre pièce justificative jugée pertinente par le postulant ou la postulante, telle qu’une présentation PowerPoint pour un soutien visuel (optionnel, mais fortement encouragé).

Téléchargez et remplissez le formulaire de demande.

Veuillez noter que le formulaire de demande, ainsi que toute pièce justificative, sera ajouté à l’ordre du jour de la réunion du Conseil et sera donc accessible au public sur le site Web des CUPR. De ce fait, aucune information confidentielle ou personnelle ne doit être incluse dans la demande.

Tous les documents soumis doivent être accessibles et conformes à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Soumettre la demande

Le postulant ou la postulante doit soumettre le formulaire de demande, accompagné de tout autre document justificatif, avant 13 h, sept jours avant la date de réunion du Conseil demandée. (Par exemple, si une personne demande que sa délégation soit lors de la réunion du Conseil du mercredi 24 janvier 2024, la documentation doit être soumise avant 13 h le mercredi 17 janvier 2024). Cela permettra au matériel d’être distribué avec l’ordre du jour de la réunion du Conseil, donnant au Conseil l’occasion d’étudier les documents avant la présentation.

Les demandes doivent être envoyées à la secrétaire, soit :

  • par courriel : [email protected].
  • par la poste :
    • Mélissa Cadieux, secrétaire/gérante des services administratifs
    • Comtés unis de Prescott et Russell
    • 59, rue Court, C. P. 304
    • L’Orignal (Ontario) K0B 1K0.

À quoi s'attendre le jour de la réunion du Conseil

Pour les délégations en personne
  • Les réunions du Conseil commencent à 9 h.
  • Les réunions du Conseil ont lieu dans la salle du Conseil située à l’édifice administratif des CUPR (59, rue Court, L’Orignal, Ontario).
  • Les présentations des délégations auront lieu vers le début de la réunion, après le point de l’ordre du jour sur les déclarations d’intérêts pécuniaires. Le président du Conseil invitera les délégués et les déléguées au podium pour prendre la parole.
  • Une présentation sera limitée à un maximum de 10 minutes (ou 15 minutes pour plus de trois délégués ou déléguées). Ensuite, les membres du Conseil pourront poser des questions ou demander des détails supplémentaires.
  • Les délégués et les déléguées pourront quitter la réunion une fois excusés et excusées par le président du Conseil.
Pour les délégations virtuelles
  • Les délégués et les déléguées recevront un courriel avec le lien pour accéder à la réunion via Microsoft Teams.
  • Les délégués et les déléguées doivent s’assurer qu’ils et elles ont une caméra fonctionnelle ainsi qu’un microphone fonctionnel. Un test devrait être effectué à domicile avant la réunion.
  • L’utilisation d’écouteurs est fortement recommandée.
  • Les réunions du Conseil commencent à 9 h.
  • Les délégués et les déléguées doivent se connecter à la réunion via le lien envoyé par courriel au moins 15 minutes avant le début de la réunion. Il leur sera demandé de tester leur caméra et leur microphone avant que la réunion commence.
  • Les délégués et les déléguées doivent s’assurer d’être dans un endroit calme et privé pendant la réunion afin de limiter toute distraction ou toute interruption.
  • Lorsqu’ils et elles ne parlent pas, les délégués et les déléguées doivent éteindre leurs microphones pour minimiser les bruits de fond.
  • Lors de leur présentation, les délégués et les déléguées doivent garder leurs caméras allumées. Avant et après la présentation, les caméras doivent être éteintes.
  • Les présentations des délégations auront lieu vers le début de la réunion, après le point de l’ordre du jour sur les déclarations d’intérêts pécuniaires. Le président du Conseil invitera les délégués et les déléguées à prendre la parole.
  • Une présentation sera limitée à un maximum de 10 minutes (ou 15 minutes pour plus de trois délégués ou déléguées). Ensuite, les membres du Conseil pourront poser des questions ou demander des détails supplémentaires.
  • Les délégués et les déléguées pourront se déconnecter de la réunion une fois excusés et excusées par le président du Conseil.

Pour plus d’informations

Mélissa Cadieux
Secrétaire/gérante des services administratifs
Téléphone : 613-675-4661 ou 1-800-667-6307
Courriel : [email protected]